採用担当者の仕事は、優れた人材を自社に入社させること。
そこまでの道のりには、過去の採用の分析や新しい採用手法のリサーチ、たくさんの関係者とのコミュニケーションなど、膨大な業務があります。
今回は、採用担当者の仕事内容とスケジュール、採用担当者に求められる能力について解説していきます。
この記事の目次
「採用担当」の仕事とは
採用担当の仕事は、採用の計画を立て、実施し、入社に向けての事務処理やその後のアフターフォローをすることです。
大まかに言うとこの3ステップですが、実は採用担当の仕事はかなり大変です。
例えば、採用の計画は過去の採用の分析からはじめ、採用したい人材像や納期、予算に合わせた最適な採用方法を決めなければなりません。
納期に遅れたり、採用した人材がすぐに辞めてしまったりすると採用担当者の責任になります。
配属予定部署との擦り合わせや、求人メディアとの打ち合わせなど、採用担当者以外とコミュニケーションを取りつつ進める仕事も多いです。
自社をアピールする資料やサイト作り、人材評価の指標作成、応募者一人ひとりへの連絡やフォローといった、時間がかかる業務もかなりあります。
業務の膨大さと複雑さに比べ、採用担当は人数が少なかったり、社内人事や総務と兼任していたりすることも多いのでかなりハードな仕事です。
また、外国人採用を行う場合には、在留資格の確認や申請、外国人雇用状況の届け出など、さらに業務量が多くなります。
採用担当が向いているのはこんな人
それでは、採用担当者にはどんな人が向いているのか、その特徴を見ていきましょう。
コミュニケーション力があり、調整ができる人
先にもお伝えしましたが、採用担当者は社内の他部署や求人媒体の担当者、応募者など、たくさんの人とコミュニケーションを取りながら仕事をする必要があります。
時には社長や役員と関わることもあるので、老若男女誰とでもスムーズに連携を取れるコミュニケーション能力は必須です。
特に、応募者に対しては会社の窓口にもなる存在なので、採用担当者自体に好感を持ってもらえる人物でなければいけません。
また、みんなの意見のまとめ、スケジュールの調整、年収やポストの調整など、採用担当者は人の間に立って調整役になることも多いです。
採用に関わる人それぞれの意向を引き出し、丸く収めることができる調整力も、採用担当者に必要な能力です。
言語化するのが得意で、説明が上手な人
考えを言語化したり、説明したりする能力が高い人も採用担当者に向いています。
まず、求職者や学生に対して自社の魅力をうまく伝える力は、母数集団を増やすのに役立ちます。
面接に参加していない社内の人間や決裁者に、応募者の人柄や能力を説明する力も必要です。
会社と応募者の間に立つ採用担当者は、言葉の力を駆使して仕事をすることが求められるのです。
変化を恐れない、適応力のある人
採用担当者には、新たな採用方法をリサーチして取り入れる、適応力の高さが求められます。
採用の手法は、日々変化していきます。特に少子高齢化の影響で、人手不足が深刻な昨今は、これまで行ってきた採用方法だけでは人材が確保できません。
また、すでに社内にいるのと同じタイプの人だけ採用し続けていれば、新しいアイデアが生まれず停滞してしまいます。
もちろん、配属予定部署の意向も聞く必要もありますが、時には思い切った人材を採用するのが社内のイノベーションに繋がることもあります。
例えば外国人人材の採用は、人手不足の解消や、会社に新たな風を取り入れるために有効です。
変化を恐れないチャレンジ精神も、採用担当者向きの能力と言えるでしょう。
採用担当が向いていない人とは？
採用担当が向いていないのは、個人プレイが好きな人や、保守的で変化を好まない人です。
繰り返しになりますが、採用担当者は社内外の様々な人とのコミュニケーションが鍵となる仕事です。
人と話すのが苦痛、できれば一人で黙々と仕事をしたいという方は採用担当者には向かないでしょう。
また、今は人材不足により、従来の方法では人材の確保がなかなか難しくなっています。
新しい採用手法を考案して試し、試行錯誤していくことも必要です。
ルーティンに沿って、決まった仕事をこなす方が好きだと言う方も採用担当者には向いていません。
採用担当者の年間スケジュール
最後に、採用担当者の年間スケジュールに沿って、時期ごとの仕事内容を解説していきます。
新卒採用の場合
新卒採用の場合は、経団連の方針に沿ってルールを守って採用活動を行う必要があります。
現在は、
・広報：卒業・修了年度に入る直前の3月1日以降
・選考：卒業・修了年度の6月1日以降
・正式内定日：卒業・修了年度の10月1日以降
と定められています。
①採用計画を立てて募集
まずは、その年の新卒採用の採用計画を作成します。
過去の採用結果や会社の業績、配属予定部署からの希望などを取り入れて、以下の項目を決定します。
採用目標
・人数
・予算
・KPI（応募数、面接通過数、内定数など）
採用要件
・スキル（資格、語学レベルなど）
・人物像（志向性、行動特性、価値観など）
そして、これらの採用計画を達成するためのスケジュールと、利用する募集媒体・面接や試験の方法などを決めましょう。
②学生を集める
次に、応募者となる学生を集めて母集団を形成します。
新卒採用では、就活サイトに求人情報を掲載するのがもっとも効率が良いでしょう。
就活サイトは膨大な数の学生が利用するので、より応募総数を増やすことができます。
知名度の高い企業であれば自社の採用サイトを作成したり、専門性の高い業種の募集であれば、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用を利用したりするのも一つの方法です。
③会社説明会開催
母集団形成が終わったら、会社説明会を開催します。
学生に自社への理解を深めてもらうほか、会社説明会を通じて直接学生とコンタクトを取ることで、選考応募に繋げられる可能性が高くなります。
ここからは、自社とのマッチング度の高い学生を絞り込み、採用の精度を高めていく作業です。
会社説明会でうまく魅力をアピールできれば、学生の中での志望度が高くなり優秀な人材を確保できます。
④選考
いよいよ、面接や試験を実施して選考を進めていきます。
新卒採用では、膨大な学生の中から自社に合う人材を見極めなければいけないので、詳細に人物像の評価基準を定めておく必要があります。
評価に面接官の主観が入らないよう、「こういうとき、こんな対応ができる人」「こんなときは、こういう考えを持つ人」といった行動特性を細かに共有しておきましょう。
⑤内定出し・フォロー
最後に、選考に残った人材に内定を出し、承諾を得ることで新卒採用は完了です。
ただし、ここで何としても避けたいのが内定辞退。
内定辞退が発生すると、ここまでのプロセスが全て無駄になってしまうので、適切なフォローを行い回避する必要があります。
定期的に電話やメールで連絡を取ったり、研修を行ったりなど、「会社はあなたを必要としている」ということが伝わるようにコミュニケーションを取っていきましょう。
内定辞退対策について詳しくは、「内定辞退を防ぐためにできること【新卒・中途採用・外国人人材】」をご覧ください。
中途採用の場合
中途採用の場合も、基本的な採用の流れは新卒採用と変わりません。
ただし、中途採用には経団連が定めた決まったスケジュール等はありません。
選考フロー自体も新卒採用よりコンパクトで、不足している人材をなるべく早く補填するのが主目的となります。
そのため、膨大な数の応募者を集めるというよりは、マッチングしそうな人材とピンポイントに出会える採用方法の方が適しています。
まとめ
採用担当者は、コミュニケーション能力・企画力・実務能力などが必要な大変な仕事。
さらに外国人人材を採用する場合には、外国人雇用やビザに関する知識や実務面の手間も加わります。
採用活動には明確な納期とスケジュールがありますので、全体の流れを把握して着実に業務を進めていく必要があります。
