内定を出したあと、条件交渉や意思確認のために「オファー面談」を行うことがあります。
オファー面談は必須の手続きではありませんが、入社前に応募者としっかり話し合える貴重な機会。
オファー面談で応募者の気持ちを掴むことで、内定辞退者を減らすことも可能です。
今回は、オファー面談の実施方法と、辞退者を減らすためのオファー面談のコツを解説します。
この記事の目次
オファー面談とは？
日系企業では、オファー面談を行わないケースも多いです。
そのため、人事担当をしていても、今までオファー面談をしたことがない、何をすればいいかいまいちわかっていないという方もいるでしょう。
まずは、オファー面談の目的や、どんな内容になるのかといった基礎知識について解説していきます。
内定後、最終確認をする場
オファー面談とは、選考が終わり内定者を決めたあと、雇用契約を結ぶ前に行う面談です。
企業側が最終的な雇用条件を提示し、擦り合わせを行うのが主な目的です。
また、応募者側にとっては、選考中には聞けなかった質問・確認をして、就業後の不安を取り除くための場でもあります。
内定を出した後は書面のみでやりとりし、オファー面談を行わない企業もありますが、海外や外資系企業ではそれなりにポピュラーです。
ちなみに、オファー面談は選考フローには含まれません。
あくまでも、採用が決定している応募者と、最終的な擦り合わせをする「話し合い」です。
企業側の選考はすでに終了しているので、オファー面談では入社するかどうか応募者側に選んでもらう場となります。
行わない企業もある
先にも触れましたが、オファー面談はどの企業も必ず行うものではありません。
企業側がオファー面談を提案したとき、応募者が断るのも自由です。
条件交渉については、内定前に行う企業もあります。
条件交渉は内定前だと企業有利、内定後だと応募者有利になるので、内定前の条件交渉はオファー面談とは少し性質が異なります。
ただし、オファー面談をする・しないに関わらず、「労働条件通知書」で入社後の条件を提示するのは必須です。
オファー面談をしない場合であっても、内定を出したら速やかに労働条件通知書を送付し、内容を確認してもらいましょう。
オファー面談で内定取消はアリ？
基本的には、オファー面談の内容を理由として内定取り消しをすることはできません。
繰り返しになりますが、オファー面談は選考ではなく話し合いだからです。
内定通知を出した時点で、応募者は「内定者」となり法律で守られるので、簡単には内定取り消しができないのです。
内定通知後の取り消しには、応募者からの申告に虚偽があったなど、妥当と見なされる理由が必要です。
オファー面談後に正式採用に繋がらない場合は、ほぼ応募者側からの内定辞退が理由となります。
オファー面談の流れ
それでは、実際にオファー面談を行う場合の流れを見ていきましょう。
ここでは、企業・人事担当者側から見た流れについて解説します。
労働条件通知書の作成・面談日程の調整
オファー面談の場では、企業側から内定者へ「労働条件通知書（オファーレター）」を提示します。
内定者が決まったら、なるべく早く労働条件通知書を作成しましょう。
労働条件通知書には、以下の内容を記載します。
・労働契約の期間
・就業場所
・業務内容
・始業・終業時刻
・休憩時間
・休日・休暇
・賃金の計算方法・締日支払日
・解雇を含む退職に関する事項
労働条件通知書の作成と並行して、内定者と連絡を取り合いながら面談日程の調整を行います。
内定から内定承諾まで時間が空くと、他の企業に先を越されてしまうリスクが高くなります。
内定辞退を防ぐためには、内定を出したらスピーディーにオファー面談を設定するのが大切です。
面談で条件確認（交渉）をする
次に、オファー面談で直接顔を合わせ、条件の確認と交渉を行います。
企業側が提示した労働条件通知書に対し、応募者は「承諾する」「条件を良くするよう交渉する」の2つの選択肢があります。
すでに内定を出したあとのオファー面談では応募者の方が立場は強いので、それなりに強気で交渉をしてくることもありえます。
年収や入社日など交渉になることが多い要素については、どのラインまで譲歩するか社内で決めておくといいでしょう。
次に、オファー面談の場では、本当に入社してくれるかどうか見極めるため、「他に内定を受けている企業はあるか」「自社との優先順位はどちらが上か」を必ず確認します。
オファー面談時点ではまだ応募者に迷いがある可能性もあるので、「その人のどんな所を評価して採用を決めたのか」など、入社して欲しい気持ちを率直に伝えると効果的です。
また、一方的に企業側の都合を押し付けるのではなく、応募者側の質問や要望に答えるのも大切。
場合によっては配属予定の部署を見学したり、一緒に働くことになる社員に会ったりしてもらい、入社後の不安を取り除けるようにしましょう。
外国人を採用するときは
外国人を採用する場合には、賃金や休日などの条件の他に、語学研修やビザの手配といった外国人向けのサポートについても確認しておくのがおすすめです。
相手をしっかり気にかけていると伝えられることで、内定辞退を防ぐことに繋がります。
他に外国人社員がいるなら、オファー面談で同じ外国人の社員と話してもらう機会を設ければ、働くイメージをより掴みやすくなります。
内定承諾
オファー面談で条件の擦り合わせができたら、「内定承諾書」を提出してもらって正式採用が決まります。
しかし、オファー面談のその場で内定承諾となることはあまりありません。
一通りの話し合いが済んだら内定承諾書を渡し、「◯日までに回答」と取り決めて解散しましょう。
内定の承諾が得られたら、雇用契約書を取り交わして採用活動は終了です。
これ以後は社内で、周囲の社員への周知・PCや名刺の手配・業務の引き継ぎ準備など、内定者の本格的な受け入れ準備を進めていきます。
オファー面談のポイントは応募者との「対話」
オファー面談は、条件交渉など事務的な側面もありますが、内定辞退を防ぐために最後にフォローできる機会でもあります。
応募者としっかり向き合い、情報を整理して応募者が聞きたいと思っていることを話せるようにしましょう。
例えば、業界未経験者であれば、入社後の業務に必要なスキルに不安を感じているかもしれません。
そういった場合には、研修制度や先に入社している未経験者の例などを伝えると、しっかりサポート体制が用意されていることを知ってもらえます。
外国人を採用する場合にも、同様に他の外国人社員の例や、語学やビザ取得のサポートについて説明すると効果的です。
また、企業側の思いを伝えるだけではなく、選考中には聞けなかった応募者の本音を引き出すのが大切です。
オファー面談は選考には影響しないことを強調し、本心をきちんと話してもらえる雰囲気を作りましょう。
まとめ
オファー面談は、内定者を決定したあと、入社後の条件を擦り合せるために行う話し合いです。
応募者側からは選考中に言えなかった本心を話し、入社前に不安を取り除ける最後の機会でもあります。
オファー面談で応募者の気持ちを掴むことで、内定辞退を減らすことにも繋がります。
内定辞退を減らしたい企業では、オファー面談の導入や見直しを行ってみてはいかがでしょうか。
