新人研修は、新人に自社の業務内容や業界知識、基本的なマナーなどを教育し、配属後の業務を円滑にするために行います。
一言で新人研修といっても、その内容や指導方法は様々。
今回は新人研修の種類や方法、準備のスケジュールについて詳しく解説します。
外国人従業員が入社する場合に必要な新人研修についても、知っておきましょう。
新人研修の種類と目的
新人研修の全般的な目的は、スムーズに業務に就けるようにするための導入です。
しかし、新人研修に必要な内容は、対象となる社員のカテゴリによって異なります。
まずは新人研修の種類と目的を知っていきましょう。
新卒者・内定者向け研修
新卒者・内定者向け研修では、まず基本的なマナーやコミュニケーションについて研修を行います。
初めて社会に出る新卒者は、社会人の暗黙の了解や基本のマナー、上司・同僚との連携方法などを知りません。
まずは業界・業種ごとに異なる業務内容の前に、社会の一員としての基礎力を身につける必要があるのです。
具体的には、以下のような内容の教育を行います。
・名刺交換のやり方
・挨拶の仕方
・お辞儀の角度
・ケース別の上座・下座の位置
・「報連相」の重要性
など
一般・総合研修
一般・総合研修とは、社会人としての基礎が身についている新人に、自社をよく理解してもらうために行います。
新卒者の基礎研修が終わったあとや、転職者の就業前に行う研修です。
企業理念やビジョン、価値観などを伝え、入社後に担う役割を理解してもらいます。入社後の目標設定や、キャリアプランの構築も合わせて行うことが多いです。
また、社内見学を行い、設備や制度の説明も実施します。
職種別研修
職種別研修では、職種ごとの専門的な業務内容について教育します。
例えばエンジニアなら、実際に業務に使う技術スキルを覚えてもらったり、自社の情報セキュリティシステムに関する説明をしたり。
営業社員なら、プレゼン力の向上や自社商品についての知識、同業他社との差別ポイントなどの理解を深めます。
職種別研修は本人の経験値によって必要な内容が異なるため、事前リサーチと一人ひとりに合わせた研修メニューの作成が必要です。
フォローアップ研修
フォローアップ研修とは、一度研修が終わったあと、一定期間後に研修の参加者を集めて開催する研修のことです。
新人研修の場合、就業前に事前研修を行い、就業後にフォローアップ研修を開催して振り返り等を行います。
事前研修ではわからなかった疑問点や、終業後のギャップなどをフォローするのが目的です。
新人のフォローアップ研修には、教育担当が同席する場合もあります。
外国人従業員向け研修
外国人従業員の場合、上記の研修内容に加えて日本での生活・文化についての研修や、語学研修が必要な場合もあります。
特に、就業のために初めて来日した外国人の場合、この研修は必須となるでしょう。
内容としては、以下のようなものが挙げられます。
・日本のビジネスマナー
・日本人とのコミュニケーション方法
・日本の法律・慣習などの基礎知識
・日本語の会話・読み書き
また、外国人従業員を受け入れる際には、周囲の日本人社員に対して英語研修や海外の文化に関する研修を行うと、よりコミュニケーションが円滑になります。
新人研修で用いられる人気の指導法
それでは、新人研修に用いられる具体的な指導方法をご紹介します。
社内環境や採用した人材の個性に合わせ、適切な指導方法を取り入れましょう。
off-JT
Off-JTは「オフ・ザ・ジョブ・トレーニング」の略。実際の職場ではなく別の場所で、集合研修・座学・グループワークなどを活用した指導方法です。
一度に大人数に同じ研修を行えるので、業界理解やビジネスマナーなど、広く共通した知識についての研修に適しています。
逆に、一人ひとりのスキルや理解度に内容を合わせる必要がある、業種別研修などにはあまり向いていません。
また、基本的にOff-JTはインプットのみでアウトプットはできないので、次に解説するOJTなどアウトプット型の研修と合わせて実施する必要があります。
OJT
OJTとは「オン・ザ・ジョブ・トレーニング」、つまり業務中に行う実践的な新人教育です。
このOJT研修は、以下の4段階のステップを踏んで実践します。
1.Show（見せる）：お手本となる先輩社員などが、教えたい仕事を実際にやる
2.Tell（説明する）：その仕事を、どのような手順で行うのか口頭で説明する
3.Do（やらせる）：新人社員に、一連の仕事をやらせてみる
4.Check（確認・追加指導）：仕事の出来を確認し、フィードバックを行う
実際の職場で実践的に仕事を覚えられるので、習熟が早いことがOJTのメリットです。
ただし、あまり長時間の説明や膨大な知識のインプットには向いていないため、先に解説したOff-JTと連携して導入する必要があります。
座学
座学とは、学校の授業のように指導員対生徒という形で講義などを行う指導方法です。
複雑な内容を一度に大人数に説明でき、膨大な知識量を蓄えられることが座学のメリットです。
ただし、一方的な講義だけでは内容が頭に入らない場合も。
持ち帰ることができる資料を用意したり、レポート提出やグループワーク・ディスカッションと組み合わせたりと、受講者に主体性を持たせるフォローも必要となります。
グループワーク、ディスカッション
グループワークやディスカッションとは、研修を受ける新人同士が少人数のグループになって課題解決などを行う研修方法です。
一人ひとりが主体的に発言することで、研修内容だけではなくリーダーシップや協調性を伸ばすことにも繋がります。
また、新人同士の人間関係の構築にも役立つ方法です。
ただし、自分たちの中にはない専門的な知識は学ぶことができないので、適宜座学と組み合わせる必要もあります。
メンター制度、ブラザー・シスター制度
メンター制度やブラザー・シスター制度は、既存の社員と新人が2人1組になって密接な指導を行なっていく方法です。
指導係には、あまり立場の離れた上司ではなく、年の近い先輩社員が当たることが多いです。
この制度を取り入れることで互いに責任感が生まれ、「誰も新人に仕事を教えない」「誰に聞けばいいのかわからない」という事態を防ぐことができます。
また、先輩と新人が密接な関係を築くことで、新人社員の意見を上げやすくなり、教育体制や労働環境の改善にも繋がります。
レクリエーション
レクリエーションは、スポーツ・レジャー・ゲームなど、業務内容には直接関係のないイベントでコミュニケーションをはかる研修方法です。
仕事中の上下関係を撤廃し、楽しみながら人間関係を築くことで、新人社員が職場に馴染みやすくなります。
ロールプレイ
ロールプレイは様々なケースを想定し、それぞれが役を演じて課題の解決方法を探る指導方法です。
例えば、販売員と顧客、営業担当と取引先、上司と部下、といったロールプレイングが考えられます。
仕事で起こりうる状況に自分の身を置いて考えることで、適切な対応を身に付けるのが目的です。
単に演じるだけではなく、行なった対応についての分析や意見交換、指導を行い、より状況に適した対応を考えることも必要となります。
ケーススタディ
ケーススタディとは、英語で「事例研究」という意味。
その名の通り、具体的な事例をもとに分析や意見交換を行う指導方法です。
業務上実際に起こった問題・課題と、その解決方法を知ることで、今後同じことが起こった場合のリスク回避や対応時間の短縮、新たなアイデアの創出が期待できます。
新人研修の準備・設計の流れ
それでは、実際の新人研修の準備から設計、実施までの流れを見ていきましょう。
①研修対象者の能力や適正を把握する
まず、研修対象者の能力や適性を知ることが大切です。
先にも触れましたが、対象者の経験値や個性によって必要な研修は異なります。
まずはその新人社員が業務に就くにあたって、新たに身につけるべき知識やスキルを分析することが大切です。
②目標を設定する
次に、研修の目標を設定します。
経営理念や人材育成方針を踏まえ、どんなスキルが求められているかを具体的に導き出します。
どういった研修を行えば、新人社員がその人物像に近づくことができるかを考えます。
③研修時期・期間・研修方法を決める
研修内容が決まったら、研修時期・期間・研修方法を決めます。
新卒向けのOff-JT研修は泊まりがけで行う場合も多いので、2～3ヶ月以上前から研修施設や宿泊施設、参加者の予定などを押さえておかなければいけません。
また、OJTやメンター制度、社員が講師となって座学などを行う場合には、指導役となる社員の業務にある程度余裕がある時期を選びます。
④スケジュール・カリキュラムを作成する
最後に、具体的なスケジュールとカリキュラムを決め、必要な資料などを用意します。
長時間の研修を行う場合、座学だけではなくグループワークやディスカッションを交えるなど、参加者のモチベーションを保つための工夫が必要です。
また、短期間に内容を詰め込みすぎると、指導内容が頭に入りにくく、一つ一つの要素が薄い研修になってしまいます。ある程度テーマを絞り、順序立てたスケジュールにするのも大切です。
研修が終わったら、参加者に感想の提出を求め、内容や時間配分が適切だったかどうか振り返ると良いでしょう。
設計・実施時の注意点
新人研修を実施するにあたっての注意点は、まず労働時間の計算と給与の支給について。
基本的に、研修時の給与に関しては以下の考えで支払うかどうかを決定します。
・労働時間中：命令に従う必要があるが、給料を受け取ることができる
・労働時間外：給料を受け取ることはできないが、命令に従う必要も無い
そのため、強制参加の研修は、基本的に労働時間と見なされます。
また、給与の金額については、入社後に行われる研修の場合、就業規則・給与規則・労働契約書に定めがない限りは通常の業務中と同じです。
入社前の場合、正式にその会社の従業員というわけではないため、無給～アルバイト程度の報酬まで様々です。
また、研修の内容についても注意する必要があります。
理不尽に罵声を浴びせる、人前で恥をかかせる、無意味にきつい課題を課すなど不適切な研修は、炎上・訴訟のもとです。
元より、そのような不適切な研修を行なっても、実際の仕事で役立つことはありません。新人研修は新人をいたぶる機会ではなく、成長してもらうための業務です。
セクハラ・パワハラ・モラハラがないよう、コンプライアンスを遵守したカリキュラムを作成しましょう。
新人研修を成功させるためのコツ
それでは、新人研修を成功させるためには、どのような工夫が必要なのでしょうか。
新人研修は研修の場というだけではなく、事前準備や終了後のフォローによって効果が変わってきます。
レベルに合わせた目標を設定する
新人研修は、その新人のレベルに合わせた目標を設定することが大切です。
例えば、業界未経験の新入社員と、同業界でキャリアを積んできた転職者では、当然本人のスキルに大きな差があります。
前者は社会の基本マナーから学ぶ必要があり、後者は自社特有の業務を説明するだけで即戦力になるでしょう。
経験値の低い新人を、一度の研修で即戦力にするのには無理があります。急激な成長は求めず、「これができたらクリア」という実現可能な目標を定めるようにしましょう。
疑問点は早めにフォローする
新人研修が必要な理由は、当然ながら新人は業務についてわからないことだらけなため。
疑問点を残したまま先に進んでしまうと、後の内容がなかなか頭に入らず「きつい」と感じたり、後の業務中に大きなトラブルを起こしてしまったりすることもあります。
ですから、セクションの終わりごとに疑問点、説明不足な点はないか確認し、早め早めにフォローしていくのが大切なのです。
研修後のフォロー体制も整える
研修は一度実施したら終わりというわけではありません。
カリキュラムが終了したら、アンケートや報告書を提出してもらい、フィードバックを行いましょう。
そこで改善点を見つけて次回に生かすことで、自社の教育体制が向上していきます。
また、研修が終わり、配属された後にもフォローが必要です。
当然ながら、一度の研修だけで業務の全てを理解することはできません。
「新人教育はここまで」と放り出すのではなく、配属先の上司や先輩社員と連携しながら新人が業務を覚えられるようにサポートしていきましょう。
新人研修は自社・外注どちらがいい？
新人教育は自社社員が行う場合と、研修の専門業者に外注する場合があります。
それぞれのメリット・デメリットを知っていきましょう。
自社で行うメリット・デメリット
自社で新人研修を行うメリットは、以下の通りです。
・コストが削減できる
・実際の労働環境・業務内容に即した教育ができる
・研修後のフォローがしやすい
・指導係側の成長にも繋がる
逆にデメリットとしては、以下のものがあります。
・資料などの準備に時間がかかる
・先に指導係の教育が必要
・研修の質に不安がある
自社で新人研修を行う場合、コストがかからず実際の職場に即した教育ができるのがメリット。
ただし、研修の準備に手間がかかり、その割に参加者の興味をひく内容や、効果的なカリキュラムを作れない可能性があります。
外注するメリット・デメリット
次に、新人研修を外注するメリットは以下の通り。
・準備に時間と手間がかからない
・研修の専門家に教えてもらえる
・社内にはない視点を取り入れられる
新人研修を外注するデメリットは、以下のものがあります。
・コストがかかる
・社内で研修の内容や効果を把握しにくい
・内容が社風に合わない可能性がある
外部の業者に研修を委託すると、まず自社で研修を企画する時間と手間が省けます。
その代わりにコストがかかりますが、自社にはない視点を取り入れられ、研修の専門家が考えた効果の高いカリキュラムで教育できるのがメリットです。
ただし、内容は広く一般的に通用するものなので、自社の社風には合わない可能性もあります。
まとめ
新人研修は新人に職場に馴染んでもらうために必要なものです。
ただし、人材のレベルごとに必要な研修内容は異なるため、事前の準備やフォロー体制が重要となります。
また、外国人従業員の入社時には、一般的な研修に加えて日本文化や日本語力向上のための研修が必要な場合もあります。
